Calendly hace un software para que los equipos programen, preparen y hagan un seguimiento de las reuniones externas. Ayuda a los trabajadores a automatizar sus calendarios de reuniones, lo que hace que el proceso de organización de las mismas requiera menos tiempo y sea más eficiente.

La empresa fue fundada en Atlanta (Georgia) por el empresario de origen nigeriano Tope Awotona en 2013. Actualmente cuenta con unos 10 millones de usuarios en todo el mundo.

La plataforma es útil tanto para individuos como para equipos más grandes. Afirma que ahorra a los usuarios hasta cuatro horas de tiempo a la semana. Aunque sea una afirmación bastante atrevida, no hay duda de que Calendly es una herramienta útil que debes tener en tu arsenal si estás en el tipo de trabajo que requiere muchas reuniones. Y una vez que lo hayas configurado, hará todo el trabajo duro por ti.

Cómo configurar Calendly

Cuando te registras en Calendly, te pide que elijas una URL personal o un nombre de usuario que te represente mejor. Es una buena idea elegir algo sencillo, como su nombre y apellido, sus iniciales, su organización o una combinación de ellos.

A continuación, le pedirá que seleccione las horas que tiene libres en una determinada semana laboral. Después de este proceso de configuración inicial, podrá modificar sus disponibilidades más adelante.

Puede personalizar su experiencia indicando a Calendly cuál es su función dentro de su organización. Hay varias opciones para elegir, como: programación de entrevistas, líder y empresario, autónomo y consultor, ventas y marketing y éxito de clientes. Si su función no está incluida en estas opciones, también existe la opción «otros».

Una vez que haya completado ese proceso, podrá ver su tablero de Calendly, que está integrado con su calendario de correo electrónico. Calendly te enviará un correo electrónico para notificarte que tu prueba gratuita de 14 días ha comenzado.

El correo electrónico le pedirá que piense en una reunión específica que organice una y otra vez. Puede personalizar su tarjeta de plantilla preconstruida (está etiquetada como «Reunión de 30 minutos») en la página de inicio para utilizarla como plantilla para esa reunión.

Para personalizar la plantilla, haga clic en el engranaje de configuración situado en la parte superior derecha de la tarjeta de la plantilla. A continuación, haga clic en editar en el menú desplegable que aparece. A continuación, accederá a un formulario que le permitirá rellenar los detalles de la reunión, como su nombre y su ubicación.

También puedes establecer opciones para que la gente reserve la reunión contigo en función de tu disponibilidad en el futuro. Vuelva a la parte superior de la página y haga clic en «Guardar y cerrar».

Esto generará un enlace compartible de su calendario y disponibilidad que puede enviar por correo electrónico a un cliente, colega o amigo. Ellos verán tu disponibilidad y podrán seleccionar una hora que les convenga dentro de estas ventanas.

Puede hacer clic en sus eventos programados para ver su calendario de reuniones. Esta lista puede filtrarse con un clic para ver las reuniones pasadas, próximas o pendientes.

Cambio de disponibilidad

Puede cambiar su disponibilidad haciendo clic en «Disponibilidad» en la barra de menú de la parte superior de la pantalla. Su horario de trabajo habitual aparecerá como su horario por defecto, sin embargo, también puede añadir un nuevo horario haciendo clic en la pestaña «+ Nuevo horario» al lado de su horario por defecto.

En su horario por defecto, verá una lista de días de la semana con casillas al lado. Puede hacer clic en estas casillas para seleccionar o deseleccionar su disponibilidad. Haciendo clic en las marcas de tiempo, puedes editar las horas que estás disponible y añadir horas extra.

Integraciones

Calendly se integra con la mayoría de las herramientas que utilizas en tu vida laboral diaria. Se integra con Zapier, Salesforce, Zoom, Slack, Outlook, iCloud Calendar, Google Calendar y Google Meet.

También hay una opción para incrustar su página de disponibilidad en su sitio web con integraciones de WordPress, Wix y Squarespace. Esto da a los clientes la opción de ver su horario cuando visitan su sitio web.

El propio Calendly tiene instrucciones detalladas para saber cómo se configura esto.

Interfaz de Calendly en el escritorio y en un smartphone.

Interfaz de Calendly en el escritorio y en un smartphone. Imagen: Calendly

Planes de pago

Dependiendo de si es un usuario individual o si su equipo utiliza Calendly, puede disponer de diferentes planes de pago . Como se ha mencionado anteriormente, todos los que se registran en Calendly obtienen una prueba gratuita de 14 días en el plan Teams. Una vez finalizado el periodo de prueba, el usuario pasa al plan básico.

Algunas integraciones no están disponibles en ciertos planes de menor precio, por lo que conviene tenerlo en cuenta.

El plan gratuito te permite tener una conexión de calendario, un tipo de evento activo y un número ilimitado de reuniones puntuales. (Las conexiones de calendario son direcciones de correo electrónico conectadas a la plataforma).

The Essentials plan is $8 per month. It includes two calendar connections, the option to create unlimited event types, help centre access, the ability to add Calendly to your website, customisable booking links and automated event notifications. It is suited to individual users.

El plan Profesional le costará a usted o a su organización 12 dólares al mes, y ofrece características adicionales como integraciones personalizadas, tipos de eventos ilimitados, soporte de chat en vivo para equipos de más de 10 personas, seis conexiones de calendario por persona, flujos de trabajo automatizados y opciones de personalización.

El plan Teams es el más popular para las organizaciones, según Calendly. Cuesta 16 dólares al mes. Incluye todas las funciones del plan Profesional, así como una integración con Salesforce y asistencia por chat en directo. Este es el plan que se le ofrecerá durante las dos semanas de prueba.

Las grandes organizaciones pueden optar por el plan Enterprise, que no tiene un precio fijo. Ofrece todas las funciones del plan Teams y otras como la incorporación e implementación, el soporte a los miembros por correo electrónico y el inicio de sesión único SAML.

Recursos adicionales

Si decides pagar por Calendly y quieres saber más sobre las diferentes funciones que ofrece, consulta el sitio web .

Calendly también ofrece a todos los que se inscriben en una prueba gratuita un seminario web gratuito. Recibirás un correo electrónico en el que se te notificará cuándo es el próximo en el que puedes participar. El seminario web cubre aspectos como la programación de reuniones con Calendly. También puedes hacer preguntas y solicitar una grabación del seminario web si la hora a la que se celebra no te conviene.

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