A lo largo de los años, hemos compartido consejos sobre cómo crear órdenes del día sólidas para las reuniones y en general los ejecuta bien en persona .

Cuando gran parte del mundo se trasladó repentinamente al trabajo a distancia, tuvimos que modificar drásticamente nuestros estilos de reunión y averiguar cómo mantener la participación de los equipos en las llamadas virtuales .

Pero ahora que muchas empresas han pasado a un modelo de trabajo más híbrido, hay que volver a evaluar la forma en que se realizan las reuniones.

En muchos sentidos, la realización de reuniones híbridas puede ser más difícil porque puede tener a la mitad de su equipo en la sala y a otros llamando desde casa.

Conseguir la tecnología adecuada

Hay varios herramientas tecnológicas que los empresarios pueden llevar a la sala de reuniones para que la comunicación sea más fluida, como las cámaras de IA y los micrófonos por satélite.

Como mínimo, la sala de reuniones principal debe contar con capacidades de audio y vídeo adecuadas para que los miembros de tu equipo remoto puedan verse y oírse, y una cámara y un micrófono deben permitirles verte y oírte a ti a cambio.

Asegúrate de probar la tecnología que tienes tanto desde dentro de la sala como desde una ubicación remota para asegurarte de que todo el mundo puede ver y oír lo que va a ocurrir en la reunión.

Establecer una agenda inclusiva

Un pensamiento común que la gente tiene cuando se trata de reuniones es «esto podría haber sido un correo electrónico». Por eso, la clave de cualquier reunión es asegurarse de crear un orden del día que merezca el tiempo de la gente.

Pregúntate por qué vas a celebrar la reunión. Escribe una lista de temas u objetivos que debes cubrir. Decide quién tiene que estar presente y piensa en cómo vas a involucrarlo, sobre todo si está a distancia.

Una vez que conozca toda esa información, piense en la mejor manera de incluir a todos en la reunión y mantenerlos comprometidos con los objetivos.

Aprender a moderar bien

El moderador de la reunión es vital para garantizar su buen desarrollo, que todos tengan la oportunidad de hablar y que se aborden los objetivos. Como tal, el moderador o presidente de la reunión debe abrir y cerrar la reunión y ayudar a pasar de un tema a otro.

Sin embargo, para garantizar la máxima inclusión y participación en las reuniones, el presidente también debe poder ceder ciertos puntos del orden del día a otros miembros del equipo para que se escuchen otras voces.

Un buen moderador también debe hacer preguntas abiertas para animar a los demás a intervenir, expresar sus ideas y hacer preguntas.

Tener un copresidente a distancia

Lo ideal es que el moderador esté en la sala con personal presencial. Dependiendo del tamaño de su reunión, es una buena idea pedir a alguien que sea su copresidente en el lado remoto de las cosas.

Una de las partes más difíciles de las reuniones híbridas es hacer un seguimiento de todo a la vez. Puede parecer que estás dirigiendo dos reuniones y tratando de involucrar a dos audiencias distintas. Aquí es donde puede entrar en juego un copresidente a distancia. Su trabajo consiste en actuar como defensor de la audiencia a distancia.

No sólo pueden ver la reunión desde la perspectiva de la audiencia remota, sino que también pueden publicar preguntas y añadir recursos al chat, o ayudar a que la audiencia remota participe más en la conversación. El presidente debería sentirse cómodo dirigiéndose al copresidente cuando sea necesario.

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