Cuando se trata del mundo del trabajo, existe una delgada línea entre demasiadas y pocas reuniones.

Esto se ha visto agravado por el hecho de que muchos equipos ya no trabajan juntos en una oficina física, lo que significa que tienen que programar llamadas de puesta al día para mantenerse en contacto con sus colegas.

Para los directivos, en particular, la necesidad de controlar a los miembros de su personal que trabajan a distancia puede aumentar rápidamente su agenda de reuniones. Si se añaden los controles a las reuniones y llamadas periódicas con los clientes, puede quedar muy poco tiempo para cualquier otra cosa. Incluso para quienes trabajan en oficinas junto a sus colegas, las reuniones pueden ser un problema.

Teniendo esto en cuenta, he aquí algunos consejos sobre cómo abordar las reuniones.

Ponga en orden sus prioridades

Pregúntese si es realmente necesario celebrar una reunión. ¿Puedo enviar un correo electrónico o un mensaje rápido a la persona con la que tengo que hablar?

Piensa en lo que necesitas comunicar a la persona o personas. Si quieres ponerles al corriente de algo, quizá no sea necesario celebrar una reunión, ya que será bastante unilateral. Puedes ponerlo en un mensaje y enviarlo para que puedan leerlo en su tiempo libre.

Si necesitas un cara a cara o una llamada con alguien, lo más probable es que ambos sepáis el motivo. Tus compañeros y clientes apreciarán tu respeto por su tiempo.

Tenga un objetivo para sus reuniones

Nadie aprecia una reunión sin rumbo y sin sentido en la que no se decida ni se finalice nada. Todas las reuniones deben tener objetivos, incluso si solo llamas a un miembro del equipo para saber cómo le va.

El objetivo en ese caso, por ejemplo, podría ser hacerse una idea de cómo está afrontando su colega sus tareas. Como ya hemos dicho, el trabajo a distancia requiere este tipo de llamadas para mantenerse en contacto con los miembros del equipo.

Lo ideal es comenzar la reunión informando a todos los presentes sobre el propósito de la misma. De este modo, entenderán por qué es necesaria la reunión y cuál será su papel en ella.

Piensa en el tiempo

La gente tiene una capacidad de atención limitada y poca paciencia para escuchar cosas que no tienen que ver con su vida laboral.

Haz que las reuniones sean breves y sucintas. Planifica lo que vas a hablar antes de programar la reunión para saber cuánto tiempo tienes que dedicar a cada tema del orden del día y a la propia reunión.

Es una buena idea añadir unos minutos más al tiempo para tener en cuenta las preguntas o las interrupciones.

Considere las alternativas de reunión

Para las empresas con personal repartido en distintas zonas horarias, la programación de reuniones periódicas es aún más complicada. Por ejemplo, si estás en Irlanda y trabajas en estrecha colaboración con un colega de Estados Unidos, lo más probable es que tengáis que discutir algo juntos. Y enviar una ráfaga de correos electrónicos de un lado a otro probablemente no sea suficiente.

Todos conocemos el chiste del trabajador que se queja de que la reunión debería haber sido por correo electrónico, pero a veces el correo electrónico puede ser tan ineficaz como una reunión larga y farragosa.

Diferentes tareas y escenarios requieren diferentes tipos de comunicación. Por lo general, el envío de una actualización basada en texto será suficiente para un proyecto, pero las fuerzas de trabajo distribuidas -especialmente las que operan a través de diferentes zonas horarias- requieren un estilo de comunicación diferente.

Este estilo se suele denominar comunicación asíncrona . Implica ser un poco más inventivo a la hora de hablar con los compañeros que pueden estar durmiendo cuando tú estás trabajando, y viceversa.

Por suerte, hay formas de sortear la dificultad del huso horario. Como la mayoría de las cosas, funciona mejor cuando te organizas.

Comparte tu horario de trabajo con tu colega para que sepa en qué estás trabajando y cuándo. De este modo, es más probable que puedas hacer una llamada cara a cara si es posible.

Como alternativa, puede utilizar funciones como Huddles de Slack una herramienta de la plataforma de mensajería en el lugar de trabajo Slack que permite grabar clips de audio y vídeo para enviarlos a los compañeros. Ellos pueden escuchar y responder en su propio tiempo.

A veces, la comunicación asíncrona también puede ser preferible para los equipos que trabajan en la misma zona horaria. ¿Por qué no echar un vistazo a la herramientas de comunicación que fueron recomendados a SiliconRepublic.com por líderes tecnológicos? A muchos de ellos les gusta utilizar herramientas como WhatsApp y Discord junto con Zoom y Microsoft Teams.

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