Trello es un concepto muy simple en el sentido de que es esencialmente un tablón de anuncios basado en la web para hacer un seguimiento de los proyectos. Puede ser utilizado por equipos distribuidos y por trabajadores en solitario, y puedes añadir tantas tareas o tan pocas como necesites, dependiendo de tus preferencias.

Nacida en Nueva York como una escisión de otra empresa de software, Fog Creek Software (ahora conocida como Glitch) en 2011, Trello fue adquirida por la empresa australiana de software Atlassian en 2017. Actualmente coexiste con herramientas de esa empresa como Jira y Confluence.

El diseño de Trello es fácil de usar y está diseñado para ser visualmente atractivo. Sigue un diseño Kanban como Jira y otras herramientas de software de productividad y colaboración como Kanbanize, Kanboard, Kanban Tool y Wrike.

Los tableros kanban suelen tener una serie de columnas verticales debajo de varios títulos. Las tareas se añaden a tarjetas individuales y se agrupan bajo los títulos. Se pueden intercambiar y mover de una columna o epígrafe a la siguiente en función del estado de realización.

El plan gratuito de Trello permite a los usuarios tener un número ilimitado de tableros personales (visibles por una sola persona) y 10 tableros de equipo gratuitos. También ofrece tarjetas ilimitadas, listas ilimitadas, 10MB por archivo adjunto en las tarjetas de tareas y un Power-Up (lo que Trello llama sus integraciones y extensiones de terceros) por tablero.

Sus tres planes de pago permiten un número ilimitado de tableros y otras características como mayor almacenamiento y ayuda, dependiendo del plan por el que se opte.

En este artículo nos centraremos en las funciones que ofrece el plan gratuito y en cómo los principiantes pueden sacarles el máximo partido.

Cómo utilizar Trello

En primer lugar, es importante tener en cuenta que si utilizas Trello para el trabajo y para los proyectos personales debes intentar mantenerlos separados, para que tus planes de vacaciones no se mezclen con el trabajo.

Para los tableros de equipo, cada miembro del tablero recibe su propio correo electrónico individual para enviar información a Trello. Pueden añadir correos electrónicos a un tablero designado para crear tarjetas. La línea de asunto del correo electrónico se convierte en el título de la tarjeta, mientras que el cuerpo del correo electrónico se puede ver una vez que se hace clic en la tarjeta para la vista «Detalles». También se incluyen los archivos adjuntos al correo electrónico y las imágenes, y se pueden añadir enlaces y otra información haciendo clic en «editar descripción».

Las tarjetas también pueden ser añadidas manualmente por los usuarios y éstos pueden unirse a una tarjeta para reclamarla y mostrar a sus colegas en qué están trabajando. También se pueden añadir fechas de vencimiento con marcas de tiempo.

Vista del tablero de Trello.

Ejemplo de tablero Trello. Imagen: Trello

Dependiendo del estado de una tarea concreta, las tarjetas pueden moverse entre las columnas verticales, por ejemplo, de «En curso» a «Hecho». El nombre que elijas para las columnas depende de ti, y puedes tener tantas columnas como necesites.

También se pueden añadir etiquetas de diferentes colores para ayudar a distinguir los tipos de tareas. Por ejemplo, se puede añadir una etiqueta roja para la prioridad, o una etiqueta azul para una tarea relacionada con una actualización de las redes sociales.

Etiquetas Trello en los colores del arco iris.

La función de etiquetas de Trello. GIF: Trello

Una vez que hayas completado una tarea, puedes marcarla como realizada. Las tarjetas pueden ser archivadas o borradas (lo que significa que no pueden ser recuperadas). Al archivar una tarjeta, ésta desaparece del tablero principal. Sin embargo, si escribes una palabra clave en la barra de búsqueda situada en la parte superior derecha del tablero podrás recuperar todo el material archivado que se corresponda con esa palabra.

Justo al lado de la barra de búsqueda, en el extremo derecho de la pantalla, puedes ver tu panel de notificaciones de Trello, que parece una campana. La campana se vuelve roja cuando tienes notificaciones. Recibirás una notificación, por ejemplo, cuando un colega comenta una tarjeta a la que te has unido o si alguien menciona tu nombre en un comentario.

You can mark the notification as read or unread to come back to later, depending on what is priority. You can then select “Filter By Unread” to come back to those cards earmarked for later.

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