El año pasado, Google lanzó Smart Canvas. Se trata de un arsenal de herramientas de productividad para ayudar a los trabajadores que quieran colaborar con sus colegas en Google Workspace.

Con el cambio de los equipos a acuerdos de trabajo remotos e híbridos, dio nuevas formas de interactuar a través de Google Docs, Sheets y Slides con menciones, plantillas, listas de verificación y más.

A principios de este año, Google añadió varias actualizaciones nuevas a Smart Canvas. A continuación te explicamos cómo utilizarlas.

Resumen generado por la IA del GIF del lienzo inteligente de Google

GIF: Google

Los usuarios pueden ahora disponer de resúmenes generados automáticamente de los documentos en los que están trabajando en Google Docs. La herramienta pretende ayudar a los trabajadores a ahorrar tiempo y hojear los puntos principales de un documento sin tener que leer todo el texto si no es relevante para ellos.

La IA integrada de Google te sugerirá un resumen, pero los resúmenes también pueden editarse manualmente. Para ello, basta con hacer clic en el signo más que aparece junto al cuadro de resumen en la parte izquierda de la pantalla de Google Docs.

También en Docs, Google ha introducido un formato sin páginas que permite a los usuarios eliminar los límites de una página para crear una superficie que se expande al dispositivo o pantalla en la que están trabajando. Esta actualización está dirigida a los trabajadores híbridos y remotos en particular y pretende facilitar la colaboración a través de las pantallas. Si un usuario necesita imprimir un documento o convertirlo en un PDF, puede volver fácilmente a una vista paginada.

Para pasar a la vista sin páginas, haga clic en «Archivo» en la barra de menú superior y aparecerá un menú desplegable. A continuación, haz clic en «Configuración de página», lo que hará que aparezca un cuadro emergente con la opción de cambiar entre las vistas paginadas y sin páginas con un solo clic.

Google también ha creado algunos atajos incorporados en sus Docs y Sheets que podrían permitir a los usuarios, por ejemplo, previsualizar un enlace de Google Maps directamente desde un documento.

Al hacer clic en el «chip inteligente» -objetos sobre los que se puede hacer clic y que extraen información relevante directamente en el lienzo de colaboración- los usuarios pueden abrir una vista previa del enlace de Google Maps en una miniatura o en un panel lateral dentro del documento. Esto significa que no es necesario salir del documento para ver el mapa.

También hay un chip inteligente de personas, que hace algo muy parecido: puedes pulsar el nombre de una persona y su información -como el cargo y la empresa- aparece en el panel lateral.

Puedes introducir esta información en un documento en el que estés trabajando escribiendo «@». Esta acción hará que aparezca un menú desplegable con los nombres de tus contactos de Google. Puedes seleccionar un nombre para obtener su información.

Las personas mencionadas en los documentos no son notificadas. Sin embargo, puedes darles acceso al documento haciendo clic en «Compartir» en el cuadro emergente que aparece a la derecha de la pantalla cuando haces clic en su nombre en el documento.

Estas fichas inteligentes están diseñadas para proporcionar más contexto a los documentos, y también puedes utilizar las menciones @ para insertar fichas inteligentes para archivos y reuniones.

Al escribir «@meet», aparecerá un menú emergente con una lista de tus reuniones. Al seleccionar una, aparecerá información preformateada sobre esa reunión, como los asistentes, los archivos y las notas.

Un ejemplo de cómo Google smart canvas puede extraer la información de las reuniones en Docs.

Imagen: Google

«Apoyar las nuevas formas de trabajo se ha convertido en un mandato para las organizaciones de todas las regiones y sectores, ya sea para los empleados remotos, híbridos, en la oficina o de primera línea», dijo Vishnu Sivaji, director de productos del grupo Google Workspace, en un blogpost publicado en febrero.

Los trabajadores «buscan adoptar tecnologías que reduzcan la fricción de las personas que cambian entre innumerables herramientas y pestañas para realizar la colaboración», añadió Sivaji.

Todas las funciones están disponibles para los usuarios de Google Workspace.

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